A cura di Mauro Ristè – Presidente Usarci Marche
La fattura elettronica per gli Agenti e Rappresentanti di Commercio
Il primo gennaio 2019 entra in vigore l’obbligo della fatturazione elettronica per la maggior parte delle imprese.
Sino ad oggi l’obbligo di fatturazione elettronica era circoscritto a situazioni molto limitate, mentre dal primo gennaio l’emissione della fattura elettronica sarà la regola generale per tutte le imprese salvo quelle che rientreranno nel regime dei contribuenti forfettari e pochi altri casi e pertanto anche gli agenti di commercio dovranno confrontarsi con questa nuova realtà.
La novità è molto rilevante e comporterà un radicale cambiamento nel modo in cui gli agenti di commercio opereranno nei confronti delle case mandanti e nei confronti dei propri fornitori.
La fattura cartacea come la conosciamo oggi non avrà più alcun valore fiscale.
La fattura nascerà quindi in formato elettronico (per la precisione nella forma di un file XML. L'XML, acronimo di eXtensible Markup Language, ovvero «Linguaggio di marcatura estensibile») e come tale sarà trasmessa ai clienti i quali a loro volta la registreranno nella propria contabilità e avranno l’obbligo di conservare il file in formato digitale secondo delle modalità specifiche previste dall’Amministrazione Pubblica.
La fattura elettronica sarà obbligatoria anche quando il cliente è un privato o un soggetto in regime forfettario; in questo caso tuttavia, oltre al file informatico saremo tenuti a rendere disponibile al cliente una copia cartacea o pdf.
Ne consegue che quando si parla di fatturazione elettronica ci si riferisce a un processo articolato in più fasi e non solo alla semplice emissione del documento in formato elettronico.
I soggetti coinvolti saranno in particolare:
- l’agente di commercio che emette la fattura elettronica;
- la piattaforma informatica dell’Agenzia delle Entrate (SDI) che ha il compito di ricevere i files e di indirizzarli ai rispettivi destinatari;
- i clienti (le case mandanti) che riceveranno i files delle fatture.
Per rendere possibile questo processo occorrerà che l’agente sia dotato di una casella PEC o di un indirizzo (“codice destinatario”) digitale fornito dall’Agenzia delle Entrate o da un intermediario delegato (CAAF o commercialista) al fine di poter inviare le fatture ai clienti e ricevere le fatture dai propri fornitori.
Proprio per questo l’agente dovrà comunicare tali informazioni ai propri fornitori.
Tra gli obblighi da ricordare c’è la conservazione digitale dei documenti che l’agente potrà delegare all’Agenzia delle Entrate o a terzi.
In tutto ciò un ruolo importante l’avranno gli intermediari (CAAF, commercialisti, ecc.) che renderanno possibile un puntuale controllo di tutto il flusso di dati informatici e si faranno carico di convogliare ed elaborare correttamente i files nella contabilità dell’Agente, oltre a supportare l’agente sul versante degli aspetti tecnici e operativi che comporta tale nuova procedura.
L’emissione della fattura dovrà quindi essere fatta con un software che consenta la generazione del file formato XML contente tutti i dati fiscali richiesti dalla norma IVA; tale software potrà essere acquistato sul mercato o fornito dal consulente dell’agente oppure l’agente potrà operare tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate facendosi carico però di gestire gli invii e le ricezioni dei file per il consulente incaricato di tenere la contabilità.
Un aspetto importante di questa novità è dato dal fatto che ci sarà un controllo di natura formale preventivo da parte della piattaforma informatica dell’Agenzia delle Entrate (SDI) che consisterà nel verificare che ad esempio la partita IVA inserita sia corretta ed esistente, viceversa il file verrà scartato e la fattura pertanto non risulterà emessa e dovrà pertanto essere generato un nuovo file corretto. Questo da una parte impedirà che vengano emessi documenti errati, ma dall’altra richiederà da parte dell’agente maggior attenzione nella predisposizione della fattura.
Anche con riferimento al nuovo elemento che sarà presente nella fattura, ossia il “codice destinatario” occorrerà prestare attenzione in quanto un codice errato comporta anch’esso lo scarto del file da parte dello SDI.
Infine, giova ricordare che la fatturazione elettronica coinvolgerà anche la gestione dei carburanti infatti per poter recuperare l’IVA sui rifornimenti sarà necessario avere la fattura elettronica.
Sino ad oggi l’obbligo di fatturazione elettronica era circoscritto a situazioni molto limitate, mentre dal primo gennaio l’emissione della fattura elettronica sarà la regola generale per tutte le imprese salvo quelle che rientreranno nel regime dei contribuenti forfettari e pochi altri casi e pertanto anche gli agenti di commercio dovranno confrontarsi con questa nuova realtà.
La novità è molto rilevante e comporterà un radicale cambiamento nel modo in cui gli agenti di commercio opereranno nei confronti delle case mandanti e nei confronti dei propri fornitori.
La fattura cartacea come la conosciamo oggi non avrà più alcun valore fiscale.
La fattura nascerà quindi in formato elettronico (per la precisione nella forma di un file XML. L'XML, acronimo di eXtensible Markup Language, ovvero «Linguaggio di marcatura estensibile») e come tale sarà trasmessa ai clienti i quali a loro volta la registreranno nella propria contabilità e avranno l’obbligo di conservare il file in formato digitale secondo delle modalità specifiche previste dall’Amministrazione Pubblica.
La fattura elettronica sarà obbligatoria anche quando il cliente è un privato o un soggetto in regime forfettario; in questo caso tuttavia, oltre al file informatico saremo tenuti a rendere disponibile al cliente una copia cartacea o pdf.
Ne consegue che quando si parla di fatturazione elettronica ci si riferisce a un processo articolato in più fasi e non solo alla semplice emissione del documento in formato elettronico.
I soggetti coinvolti saranno in particolare:
- l’agente di commercio che emette la fattura elettronica;
- la piattaforma informatica dell’Agenzia delle Entrate (SDI) che ha il compito di ricevere i files e di indirizzarli ai rispettivi destinatari;
- i clienti (le case mandanti) che riceveranno i files delle fatture.
Per rendere possibile questo processo occorrerà che l’agente sia dotato di una casella PEC o di un indirizzo (“codice destinatario”) digitale fornito dall’Agenzia delle Entrate o da un intermediario delegato (CAAF o commercialista) al fine di poter inviare le fatture ai clienti e ricevere le fatture dai propri fornitori.
Proprio per questo l’agente dovrà comunicare tali informazioni ai propri fornitori.
Tra gli obblighi da ricordare c’è la conservazione digitale dei documenti che l’agente potrà delegare all’Agenzia delle Entrate o a terzi.
In tutto ciò un ruolo importante l’avranno gli intermediari (CAAF, commercialisti, ecc.) che renderanno possibile un puntuale controllo di tutto il flusso di dati informatici e si faranno carico di convogliare ed elaborare correttamente i files nella contabilità dell’Agente, oltre a supportare l’agente sul versante degli aspetti tecnici e operativi che comporta tale nuova procedura.
L’emissione della fattura dovrà quindi essere fatta con un software che consenta la generazione del file formato XML contente tutti i dati fiscali richiesti dalla norma IVA; tale software potrà essere acquistato sul mercato o fornito dal consulente dell’agente oppure l’agente potrà operare tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate facendosi carico però di gestire gli invii e le ricezioni dei file per il consulente incaricato di tenere la contabilità.
Un aspetto importante di questa novità è dato dal fatto che ci sarà un controllo di natura formale preventivo da parte della piattaforma informatica dell’Agenzia delle Entrate (SDI) che consisterà nel verificare che ad esempio la partita IVA inserita sia corretta ed esistente, viceversa il file verrà scartato e la fattura pertanto non risulterà emessa e dovrà pertanto essere generato un nuovo file corretto. Questo da una parte impedirà che vengano emessi documenti errati, ma dall’altra richiederà da parte dell’agente maggior attenzione nella predisposizione della fattura.
Anche con riferimento al nuovo elemento che sarà presente nella fattura, ossia il “codice destinatario” occorrerà prestare attenzione in quanto un codice errato comporta anch’esso lo scarto del file da parte dello SDI.
Infine, giova ricordare che la fatturazione elettronica coinvolgerà anche la gestione dei carburanti infatti per poter recuperare l’IVA sui rifornimenti sarà necessario avere la fattura elettronica.