A cura di Mascia Mancini
Ristorazione II parte: Food cost e cash flow, questi sconosciuti
Ovvero il metodo per capire le condizioni economiche e finanziarie del tuo ristorante
Per questa seconda puntata rivolta al mondo della ristorazione ho deciso di dare spazio alla parte sadica di me parlando di Food cost e cash flow, ovvero di quali sono i modi per capire le condizioni economiche e finanziarie del tuo ristorante, senza dover aspettare la chiamata del commercialista, che arriva sempre troppo tardi, e senza avere cattive sorprese a fine anno.
Chi mi conosce sa quanto io sia certa che la buona riuscita di un’attività di ristorazione (o una non chiusura!) si basi sulla GESTIONE, CONOSCENZA e PREVISIONE dei numeri perché la ristorazione è un’attività d’impresa e, come tale, si basa sui numeri.
Conosco ristoratori e ristoranti che per grammi di materie prime non contabilizzati sono arrivati a condizioni economiche-finanziarie pessime, a tal punto da pensare di chiudere il locale. Andiamo dritti a capire come creare e utilizzare i principali indicatori della salute economico finanziaria del ristorante. Ho scritto ristorante, ma potrebbe essere un bar, una pizzeria, una gelateria, una panineria o una qualsiasi un’attività legata al mondo di alimenti e bevande.
Questi indicatori sono fondamentali per tenere sotto controllo la salute economico e finanziaria.
Sia il marketing che il personale, come la benzina per il motore, sono indispensabili alla conclusione della vendita, ma se prima non si ha un’idea chiara dei numeri e degli indicatori dell’attività, non si potrà sapere che strategia adottare a livello di marketing, a livello commerciale, a livello di vendita.
Quello che può capitare (e vi assicuro che a moltissimi miei clienti è successo prima che mi chiamassero) è di essere convinto di guadagnare facendo un certo tipo di attività, seguendo un certo tipo di modello di business, quando in realtà si rischia di trovarsi senza liquidità. Loro non ne avevano idea, ma andando a verificare alcuni dati e alcuni indicatori, ci siamo resi conto che stavano seguendo un modello di business sbagliato: con quel banchetto stavano perdendo un sacco di soldi e, per poter arrivare a guadagnar qualcosa, avrebbero dovuto fare un numero di coperti per i quali non avrebbero avuto nemmeno lo spazio per poterli fare accomodare. Fermo restando che la domanda non sarebbe mai arrivata a quei numeri.
Perché gli indicatori sono più importanti del marketing per il ristorante?
Gli indicatori ti permettono di capire prima come stai, è come un esame del sangue, è come fare un check-up dal medico prima di iniziare un’attività sportiva nuova. È inutile andare a correre la maratona se non si ha la consapevolezza precisa né del proprio stato di salute fisica né della propria capacità di resistere a un tale sforzo.
È inutile dire: “Vai, riempiamo un locale. Quali sono il metodo e gli automatismi per poter avere il locale sempre pieno?”.
Bene, ma siamo sicuri che avere il locale sempre pieno equivalga per i numeri a dire che è giusto?
Siamo sicuri che sia organizzato e strutturato il modello di business che sarà in grado di far guadagnare in modo esponenziale avendo il locale pieno?
Sono gli indicatori a rispondere a queste e ad altre domande e con le risultanze si può analizzare quali sono le migliori strategie di marketing, quali sono le più profittevoli strategie commerciali, come attivare nuove leve di vendita per il personale, nuove idee commerciali da proporre ai clienti e così via.
Quali dati servono quindi per verificare se un’attività è in salute?
· Ricavi
· Food cost consuntivo
· Valore del magazzino
· Numero dei coperti medio
· Ricavo medio per coperto
· Costo del personale
· Ore lavorate dl personale
La domanda che sorgerà spontanea leggendo a questo punto è: Ma non sono dati che ha il commercialista? Mica dovrò sapere anche questo? Invece si, occorre recuperare questi dati, averli sempre sotto controllo. Io, di solito, faccio creare uno specifico cruscotto aziendale da aggiornare costantemente che serve a verificare questi dati e a creare degli indicatori da leggere con attenzione.
Ricavi
Sono i ricavi, quindi quello che si incassa mensilmente, giorno per giorno.
Food cost consuntivo o costo del venduto
Quindi quello che realmente si è venduto e speso per i prodotti che si sono venduti a fine mese.
Valore del magazzino
L’inventario, sapere qual è il valore del magazzino a chiusura del mese. Servirà anche per verificare come ruota e quindi quali sono le preferenze della clientela e se gli acquisti vengono fatti correttamente.
Numero di coperti venduti
Numero di coperti venduti, sono i pasti/consumazioni pagate dai clienti
Ricavo medio per coperto
Quanto si incassa di media per ogni coperto che si serve? Qual è il valore medio di ogni scontrino?
Costo del personale e ore lavorate
Qual è il costo del personale tutti i mesi? Ok, lo dice il commercialista, il consulente del lavoro, ma è un dato che si dovrebbe conoscere memoria e pianificarlo mese per mese. Indipendentemente da come lo si paga, sapere quanto costa all’azienda ciascuna ora lavorata è fondamentale.
Sono dati da avere sotto controllo tutti i mesi cominciando ad applicare il metodo del Food Cost di cui scriverò dettagliatamente tra poco. E se tutto questo facesse parte di un metodo immediatamente applicabile nel ristorante?
È ormai chiaro che Il Food Cost NON è solo la scheda del costo di ogni pietanza presente nel menù. Il Food Cost è un metodo, grazie al quale tirare fuori strategie di medio-lungo periodo per il ristorante.
Il Food Cost è il costo del piatto, cioè la somma dei costi delle materie prime che formano una pietanza. Ad esempio, il food cost di una pizza margherita sarà dato dalla somma degli ingredienti per fare la pallina d’impasto, della salsa di pomodoro, della mozzarella e del basilico. Se si decide di aggiungere il prosciutto cotto ed i funghi, si dovranno sommare anche il costo di questi ingredienti al resto per ottenere il costo totale della pizza, ma questo non è l’essenziale, l’importante è calcolare e controllare i food cost.
La quasi totalità dei ristoratori in Italia NON calcola i food cost dei piatti. Lo dico per esperienza diretta, avendo ormai un lungo elenco di clienti che vengono dal settore della ristorazione. La stragrande maggioranza di loro, almeno prima di conoscermi, non aveva mai calcolato o, se lo aveva fatto, non correttamente il costo dei propri piatti. Certamente qualcuno aveva una vaga idea di quanto gli costava un primo al pomodoro o allo scoglio, facendo i conti a mente, altri invece avevano un’idea vaga di quanto vendesse lo stesso piatto la “concorrenza” sul territorio. Tuttavia, nessuno si era mai messo lì con il cuoco , la bilancia, la calcolatrice e un foglio Excel a calcolare il vero Food Cost…a parte te che stai leggendo ovviamente!
Sembra banale, ma già questo semplice calcolo regala una consapevolezza e un senso di controllo grandissimi.
Il food cost, oltre a calcolare il costo sotto il quale non può essere venduto un piatto, consente anche di verificare il lavoro degli addetti di cucina (sprechi, furti, gestione degli acquisti…) e di monitorare e gestire le marginalità.
Se facessi il muratore, l’imbianchino, l’idraulico o il meccanico non ti preoccuperesti di sapere quanto costano i materiali che istalli? Perché dovrebbe essere diverso per un ristoratore?
Il dubbio che i miei clienti mi sollevano ogni volta è che un cucchiaio di farina o un po’ di pomodoro in più non incidono molto, ma alla fine dei controlli dimostro loro che le materie prime incidono all’incirca il 25 o 30% sul fatturato. Insomma, incidono circa un terzo del guadagno…un sacco di soldi!
Quali sono i benefici che derivano dal perdere un sacco di tempo nell’analizzare i numeri?
Innanzitutto il CONTROLLO sull’andamento del locale, poi l’OTTIMIZZAZIONE nella gestione, che va dal capire cosa mettere nel menù a come aumentarne la marginalità, del resto, è dal prezzo dei piatti che il ristorante guadagna ogni singolo euro.
Quindi ecco dimostrato che prima di pensare a investire in marketing, in attrezzature o in qualsiasi altra cosa, bisogna partire dal VERO CONTROLLO DEI NUMERI: solo così si può imboccare la vera strada per il successo dell’attività!
Chi mi conosce sa quanto io sia certa che la buona riuscita di un’attività di ristorazione (o una non chiusura!) si basi sulla GESTIONE, CONOSCENZA e PREVISIONE dei numeri perché la ristorazione è un’attività d’impresa e, come tale, si basa sui numeri.
Conosco ristoratori e ristoranti che per grammi di materie prime non contabilizzati sono arrivati a condizioni economiche-finanziarie pessime, a tal punto da pensare di chiudere il locale. Andiamo dritti a capire come creare e utilizzare i principali indicatori della salute economico finanziaria del ristorante. Ho scritto ristorante, ma potrebbe essere un bar, una pizzeria, una gelateria, una panineria o una qualsiasi un’attività legata al mondo di alimenti e bevande.
Questi indicatori sono fondamentali per tenere sotto controllo la salute economico e finanziaria.
Sia il marketing che il personale, come la benzina per il motore, sono indispensabili alla conclusione della vendita, ma se prima non si ha un’idea chiara dei numeri e degli indicatori dell’attività, non si potrà sapere che strategia adottare a livello di marketing, a livello commerciale, a livello di vendita.
Quello che può capitare (e vi assicuro che a moltissimi miei clienti è successo prima che mi chiamassero) è di essere convinto di guadagnare facendo un certo tipo di attività, seguendo un certo tipo di modello di business, quando in realtà si rischia di trovarsi senza liquidità. Loro non ne avevano idea, ma andando a verificare alcuni dati e alcuni indicatori, ci siamo resi conto che stavano seguendo un modello di business sbagliato: con quel banchetto stavano perdendo un sacco di soldi e, per poter arrivare a guadagnar qualcosa, avrebbero dovuto fare un numero di coperti per i quali non avrebbero avuto nemmeno lo spazio per poterli fare accomodare. Fermo restando che la domanda non sarebbe mai arrivata a quei numeri.
Perché gli indicatori sono più importanti del marketing per il ristorante?
Gli indicatori ti permettono di capire prima come stai, è come un esame del sangue, è come fare un check-up dal medico prima di iniziare un’attività sportiva nuova. È inutile andare a correre la maratona se non si ha la consapevolezza precisa né del proprio stato di salute fisica né della propria capacità di resistere a un tale sforzo.
È inutile dire: “Vai, riempiamo un locale. Quali sono il metodo e gli automatismi per poter avere il locale sempre pieno?”.
Bene, ma siamo sicuri che avere il locale sempre pieno equivalga per i numeri a dire che è giusto?
Siamo sicuri che sia organizzato e strutturato il modello di business che sarà in grado di far guadagnare in modo esponenziale avendo il locale pieno?
Sono gli indicatori a rispondere a queste e ad altre domande e con le risultanze si può analizzare quali sono le migliori strategie di marketing, quali sono le più profittevoli strategie commerciali, come attivare nuove leve di vendita per il personale, nuove idee commerciali da proporre ai clienti e così via.
Quali dati servono quindi per verificare se un’attività è in salute?
· Ricavi
· Food cost consuntivo
· Valore del magazzino
· Numero dei coperti medio
· Ricavo medio per coperto
· Costo del personale
· Ore lavorate dl personale
La domanda che sorgerà spontanea leggendo a questo punto è: Ma non sono dati che ha il commercialista? Mica dovrò sapere anche questo? Invece si, occorre recuperare questi dati, averli sempre sotto controllo. Io, di solito, faccio creare uno specifico cruscotto aziendale da aggiornare costantemente che serve a verificare questi dati e a creare degli indicatori da leggere con attenzione.
Ricavi
Sono i ricavi, quindi quello che si incassa mensilmente, giorno per giorno.
Food cost consuntivo o costo del venduto
Quindi quello che realmente si è venduto e speso per i prodotti che si sono venduti a fine mese.
Valore del magazzino
L’inventario, sapere qual è il valore del magazzino a chiusura del mese. Servirà anche per verificare come ruota e quindi quali sono le preferenze della clientela e se gli acquisti vengono fatti correttamente.
Numero di coperti venduti
Numero di coperti venduti, sono i pasti/consumazioni pagate dai clienti
Ricavo medio per coperto
Quanto si incassa di media per ogni coperto che si serve? Qual è il valore medio di ogni scontrino?
Costo del personale e ore lavorate
Qual è il costo del personale tutti i mesi? Ok, lo dice il commercialista, il consulente del lavoro, ma è un dato che si dovrebbe conoscere memoria e pianificarlo mese per mese. Indipendentemente da come lo si paga, sapere quanto costa all’azienda ciascuna ora lavorata è fondamentale.
Sono dati da avere sotto controllo tutti i mesi cominciando ad applicare il metodo del Food Cost di cui scriverò dettagliatamente tra poco. E se tutto questo facesse parte di un metodo immediatamente applicabile nel ristorante?
È ormai chiaro che Il Food Cost NON è solo la scheda del costo di ogni pietanza presente nel menù. Il Food Cost è un metodo, grazie al quale tirare fuori strategie di medio-lungo periodo per il ristorante.
Il Food Cost è il costo del piatto, cioè la somma dei costi delle materie prime che formano una pietanza. Ad esempio, il food cost di una pizza margherita sarà dato dalla somma degli ingredienti per fare la pallina d’impasto, della salsa di pomodoro, della mozzarella e del basilico. Se si decide di aggiungere il prosciutto cotto ed i funghi, si dovranno sommare anche il costo di questi ingredienti al resto per ottenere il costo totale della pizza, ma questo non è l’essenziale, l’importante è calcolare e controllare i food cost.
La quasi totalità dei ristoratori in Italia NON calcola i food cost dei piatti. Lo dico per esperienza diretta, avendo ormai un lungo elenco di clienti che vengono dal settore della ristorazione. La stragrande maggioranza di loro, almeno prima di conoscermi, non aveva mai calcolato o, se lo aveva fatto, non correttamente il costo dei propri piatti. Certamente qualcuno aveva una vaga idea di quanto gli costava un primo al pomodoro o allo scoglio, facendo i conti a mente, altri invece avevano un’idea vaga di quanto vendesse lo stesso piatto la “concorrenza” sul territorio. Tuttavia, nessuno si era mai messo lì con il cuoco , la bilancia, la calcolatrice e un foglio Excel a calcolare il vero Food Cost…a parte te che stai leggendo ovviamente!
Sembra banale, ma già questo semplice calcolo regala una consapevolezza e un senso di controllo grandissimi.
Il food cost, oltre a calcolare il costo sotto il quale non può essere venduto un piatto, consente anche di verificare il lavoro degli addetti di cucina (sprechi, furti, gestione degli acquisti…) e di monitorare e gestire le marginalità.
Se facessi il muratore, l’imbianchino, l’idraulico o il meccanico non ti preoccuperesti di sapere quanto costano i materiali che istalli? Perché dovrebbe essere diverso per un ristoratore?
Il dubbio che i miei clienti mi sollevano ogni volta è che un cucchiaio di farina o un po’ di pomodoro in più non incidono molto, ma alla fine dei controlli dimostro loro che le materie prime incidono all’incirca il 25 o 30% sul fatturato. Insomma, incidono circa un terzo del guadagno…un sacco di soldi!
Quali sono i benefici che derivano dal perdere un sacco di tempo nell’analizzare i numeri?
Innanzitutto il CONTROLLO sull’andamento del locale, poi l’OTTIMIZZAZIONE nella gestione, che va dal capire cosa mettere nel menù a come aumentarne la marginalità, del resto, è dal prezzo dei piatti che il ristorante guadagna ogni singolo euro.
Quindi ecco dimostrato che prima di pensare a investire in marketing, in attrezzature o in qualsiasi altra cosa, bisogna partire dal VERO CONTROLLO DEI NUMERI: solo così si può imboccare la vera strada per il successo dell’attività!